Как правильно заполнять таблицу excel. Ограничения и возможности разных версий
Сводная таблица - это эффективный инструмент для вычисления, сведения и анализа данных, который упрощает поиск сравнений, закономерностей и тенденций.
Настройка сводной таблицы
Подготовка
Данные должны быть представлены в виде таблицы, в которой нет пустых строк или столбцов. Рекомендуется использовать таблицу Excel , как в примере выше.
Таблицы - это отличный источник данных для сводных таблиц, так как строки, добавляемые в таблицу, автоматически включаются в сводную таблицу при обновлении данных, а все новые столбцы добавляются в список Поля сводной таблицы . В противном случае необходимо либо изменить исходные данные для сводной таблицы , либо использовать динамический диапазон с именованной формулой .
Все данные в столбце должны иметь один и тот же тип. Например, не следует вводить даты и текст в одном столбце.
Сводные таблицы применяются к моментальному снимку данных, который называется кэшем, а фактические данные не изменяются.
Если у вас недостаточно опыта работы со сводными таблицами или вы не знаете, с чего начать, лучше воспользоваться рекомендуемой сводной таблицей . При этом Excel определяет подходящий макет, сопоставляя данные с наиболее подходящими областями в сводной таблице. Это позволяет получить отправную точку для дальнейших экспериментов. После создания рекомендуемой сводной таблицы вы можете изучить различные ориентации и изменить порядок полей для получения нужных результатов.
В верхней части области имя поля установите флажок для поля, которое вы хотите добавить в сводную таблицу. По умолчанию нечисловые поля добавляются в область строк , поля даты и времени добавляются в область столбцов , а числовые поля добавляются в область значений . Вы также можете вручную перетащить любой доступный элемент в любое поле сводной таблицы или если вы больше не хотите использовать элемент в сводной таблице, просто перетащите его из списка полей или снимите флажок. Возможность изменить порядок элементов полей - это одна из функций сводной таблицы, которая делает ее более удобной для быстрого изменения внешнего вида.
Значения в сводной таблице
Обновление сводных таблиц
При добавлении новых данных в источник необходимо обновить все основанные на нем сводные таблицы. Чтобы обновить одну сводную таблицу, можно щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте ее диапазона и выбрать команду Обновить . При наличии нескольких сводных таблиц сначала выберите любую ячейку в любой сводной таблице, а затем на ленте откройте вкладку Анализ сводной таблицы , щелкните стрелку под кнопкой Обновить и выберите команду Обновить все .
Удаление сводной таблицы
Если вы создали сводную таблицу и решили, что она больше не нужна, можно просто выделить весь диапазон сводной таблицы, а затем нажать клавишу Delete . Это не повлияет на другие данные, сводные таблицы и диаграммы вокруг него. Если сводная таблица находится на отдельном листе, где больше нет нужных данных, вы можете просто удалить этот лист. Так проще всего избавиться от сводной таблицы.
Теперь вы можете вставить сводную таблицу в электронную таблицу в Excel в Интернете.
Работа со списком полей сводной таблицы
В верхней части области поля сводной таблицы установите флажок для поля, которое вы хотите добавить в сводную таблицу. По умолчанию нечисловые поля добавляются в область " строки ", поля даты и времени добавляются в область столбцов , а числовые поля - в область " значения ". Вы также можете вручную перетащить любой доступный элемент в любое поле сводной таблицы или если вы больше не хотите использовать элемент в сводной таблице, просто перетащите его из списка полей или снимите флажок. Возможность изменить порядок элементов полей - это одна из функций сводной таблицы, которая делает ее более удобной для быстрого изменения внешнего вида.
Работа с значениями сводной таблицы
Обновление сводных таблиц
При добавлении новых данных в источник необходимо обновить все основанные на нем сводные таблицы. Чтобы обновить сводную таблицу, можно щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте ее диапазона и выбрать команду Обновить
Удаление сводной таблицы
Если вы создали сводную таблицу и решили, что она больше не нужна, можно просто выделить весь диапазон сводной таблицы, а затем нажать клавишу DELETE. Это не повлияет на другие данные, сводные таблицы и диаграммы вокруг него. Если сводная таблица находится на отдельном листе, где больше нет нужных данных, вы можете просто удалить этот лист. Так проще всего избавиться от сводной таблицы.
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community , попросить помощи в сообществе Answers community , а также предложить новую функцию или улучшение на веб-сайте
Майкрасофт Ексел была создана именно для создания разных схем, матриц и списков с применением математических формул. Ексел может показаться очень непонятной программой для человека, который не знаком с ней и видит в первый раз. Но это далеко не так, и можно сэкономить много времени на подсчёты и создание таблиц, если начать работать по ней.
Что надо знать для создания таблицы
Ексел состоит из равных по размеру (можно менять) прямоугольных ячеек, а по бокам расположены панели управления теми самими ячейками (по вертикали – это столбцы, которые обозначены латинскими буквами, а по горизонтали – строки, обозначенные цифрами). Наименование ячейки определяется по букве и цифре, которые скрещиваются у этой ячейки (например, A4, D15, K33). Сверху, как и в ворде, расположено панель с инструментами для создания разных диаграмм, заливки ячеек и т.д.
Делать нужную работу в екселе используя всего один метод – это редкость. Обычно существует как минимум две пути для достижения одной цели и выбор остается за пользователем.
Для создания обычной таблицы нужно лишь отметить нужное количество ячеек по вертикали и горизонтали и начертить границы.
Для выделения всего столбца или строки нужно поставить курсор на нужную букву или цифру и щелкнуть левой кнопкой мыши. Нужно учесть, что при этом отмечается весь столбик или строка в программе ексел. Всего в екселе 16,384 столбца и 1,048,476 строк и напечатается весь лист (более 30-и листов бумаги), если границы будут начерчены таким методом.
Чтобы выделить нужное количество столбиков или строк, нужно поставить курсор на ячейку, нажать на левую клавишу мыши и удерживая клавишу опустить или подвинуть в бок мышь до нужной ячейки. Сделать это можно также с помощью стрелок на клавиатуре с удержанием клавиши Shift.
Как построить таблицу
Например, нам нужен список товаров с их доступными остатками, сколько должно быть на полках для продажи, разница, оптовая цена для каждого и какая сумма нужна для приобретения нужного количество товара.
Во-первых, впишем наименования для каждого столбика, начиная с ячейки А1, получится:
А1 — цифры для списка (можно написать с 1-4,5, затем отметить эти ячейки, поместить курсор на правый нижний угол и, придерживая левую клавишу мыши, опустить до нужной ячейки. Строки автоматически заполняются числами нужной прогрессии. Тоже самое можно сделать, кликнув два раза на этот квадратик, только в этом случае необходимо, чтобы следующий или предыдущий столбик был уже заполнен)
B1 – наименование товара
C1 – доступный остаток
D1 – оптимальный остаток
E1 — разница
G1 – сумма для приобретения
Заполним столбики под ячейками А1, B1, C1, D1 и F1. Чтобы расчеты были быстрыми и верными под ячейками E1 и G1 (т. е. в ячейках Е2 и G2) впишем самую простую математическую формулу:
Чтобы формула распространилась на весь столбик, нужно активировать ячейку (кликнуть правой клавишей мыши один раз, контуры ячейки выделяются более жирным шрифтом) и кликнуть два раза левой клавишей мыши по маленькому квадрату в правом нижнем углу ячейки.
Теперь, когда все данные вписаны, можно придать списку вид таблицы. Для этого отметим заполненные ячейки, на панели инструментов под группой Home найдем инструмент Borders и в выпадающем списке выберем те линии контура, которые нам нужны. Здесь же можно поменять цвет и толщину контура таблицы, нарисовать карандашом или стереть некоторые линии с помощью ластика.
Больше инструментов, собранных воедино для работы с ячейками и таблицами, дает окно Format Cells (встать на одну или несколько ячеек, кликнуть правой клавишей мыши и в появившимся окне выбрать Format Cells).
Рассмотрим те вкладки, которые могут пригодиться при создании таблицы:
- Alignment (выравнивание). Имеет следующие инструменты:
- Text alignment. Предназначен для выравнивания текста и символов в ячейках (к левому боку, к правому боку, посередине, к нижнему краю или к верхнему краю)
- Применяется, чтобы поменять надпись с горизонтальной на вертикальную
- Text control. Wrap text – перенос слова в ячейке, применяется чтобы раскрывать ячейку в длину, а не в ширину. Shrink to fit – автоматически подбирает ширину для ячеек. Merge cells – соединяет несколько ячеек (если соединяем 3 ячейки, и в каждом есть текст или символ, то остается только та надпись, которая была в первой ячейке)
- Border (граница). Предназначена для обведения контуров границ таблицы (внутренних и наружных), а также для выбора цвета, ширины и типа границ.
- Fill (вид, заливка). С помощью этого инструмента можно окрасить ячейки разными цветами (например, товары одной категории в один цвет). Это помогает при фильтре больших списков, с разными значениями.
Удаление или добавление строк и столбиков
Очень часто, при работе с таблицами, приходится или удалять ненужные строки/столбики или наоборот, добавлять.
Для удаления нужно отметить строку (столбик), нажать на правую клавишу мыши и в появившимся окне выбрать Delete инструмент. Если отмечена вся строка (столбик) с помощью боковых панелей управления, то удалится вся строка (столбик). Если отмечены ячейки для удаления, то появляется окно для подтверждения каким порядком нужно удалить (при удалении остальные ячейки поднять, опустить, передвинуть в право или влево).
Схожая схема для добавления строк (столбиков). Просто для этого в появившимся окне выбираем не Delete, а Insert.
Сортировка и фильтр таблицы
При коротких списках вся таблица видна, следовательно, работать по ней легко. Трудности возникают с длинными таблицами и для удобства работы с ними придуманы такие инструменты, как сортировка и фильтр. Оба инструмента находятся в группе Home на панели управления.
С помощью инструмента сортировки можно упорядочить значения столбика от А до Я или по увеличению/убыванию чисел. Для этого нужно отметить столбик и нажать на значок Sort.
Фильтр помогает показывать на листе Ексел только отфильтрованные по значению и цвету ячейки. Для этого нужно отметить строку таблицы с наименованием и нажать на клавишу Filter.
Навыки работы с офисными программами прививаются еще в детском возрасте. Многие школы стали включать этот раздел в свои образовательные программы. При поступлении в образовательное учреждение высшего профиля студенты уже должны иметь простой навык работы с таблицами и текстами, для того чтобы образовательный процесс соответствовал реалиям рабочей среды. Многие специализированные программы на предприятиях имеют возможность выгрузить отчеты в Excel, которые нужно уметь быстро обрабатывать и анализировать. Подавляющая часть предприятий использует эту программу в своей ежедневной работе, создавая отчетность, храня и анализируя данные.
Что за зверь - MS Excel?
Для примитивных задач MS Excel сводится к построению таблиц и их анализу с помощью простых формул. Гуру программы могут создавать целые шаблоны для расчетов, построения прогнозов, создавая свой продукт с помощью VBA-программирования. При сильном желании и достаточном уровне владения всю аналитическую часть можно делать с ее помощью, не покупая дорогостоящее ПО. Если ваши познания в этой программе ограничены, то начать стоит с основ Excel. Как создать таблицу в ней?
С чего начать работу
Если для вас это первое знакомство с офисными программами, начать нужно с создания нового документа. Для этого необходимо выбрать папку, где будет располагаться документ, или использовать рабочий стол для этих целей.
Выберем второй вариант. Наводим курсор мыши на свободную область рабочего стола и нажимаем правую кнопку. В появившемся диалоговом окне выбираем пункт "Создать". Далее нам становится доступной следующая вкладка, на которой мы выбираем "Лист Microsoft Excel". На рабочем столе появился значок, наименование которого по умолчанию прописывается стандартно. Его можно изменить, например, на "Книга 1" или любой другой вариант. Для этого, пока текст в значке выделен синим цветом, мы стираем старую надпись и пишем то, что нам необходимо.
Осталось только навести курсор мыши на значок "Книга 1", левой кнопкой быстро нажать два раза, и перед нами открытый чистый лист, с которым будем работать. Для удобства восприятия информации о том, как создать таблицу в Excel" - пошаговая инструкция вам в помощь.
Как создать свою первую таблицу
Для первых экспериментов с таблицами рекомендуется вооружиться бумагой и ручкой, чтобы сначала вручную нарисовать необходимый вид и прикинуть, как удобнее и информативнее разместить данные. Это убережет вас от переделывания уже готового массива внесенной информации из-за того, что ею неудобно пользоваться. Теперь создадим таблицу в MS Excel
Чтобы начать заполнение пустых ячеек, необходимо выделить нужную правой кнопкой мыши. Она поменяет цвет рамки на зеленый, а контур станет жирнее. Вы в любой момент можете перейти в другую клетку, используя компьютерную мышь или стрелки на клавиатуре.
Сначала рекомендуем начать с заполнения наименования строчек и столбцов для удобства навигации. Например, перед нами стоит задача сделать расчет по затратам на организацию детского праздника чтобы выбрать наиболее экономичный вариант.
Как заполнить шапку таблицы
Начинаем заполнение с шапки. Отступаем одну ячейку и в следующей строчке пишем варианты, из которых будем выбирать. В нашем случае оцениваются 4 детских развлекательных центра - Вариант 1, Вариант 2 и так далее. В качестве критериев было выбрано: Проход, Квест, Дополнительные развлечения, Украшения, Меню, Торт и Фотограф. Мера измерения - российские рубли. С помощью бегунка пришлось раздвинуть столбцы, чтобы поместилось наименование шапки целиком.
На основе собранной информации по четырем точкам выставляем соответствующие значения напротив каждой пары Вариант - Показатель. Заполненные ячейки выгладят так, как показано ниже.
Начинаем работать с формулами
Для того чтобы создать таблицу в Excel как полагается, необходимо добавить расчеты. Самая первая формула, которой в совершенстве должен владеть каждый пользователь, - суммирование значений. Для этого в столбце "Вариант 1" встаем на первую пустую ячейку после введенных данных.
Во вкладке "Главная" в меню сверху пространства для заполнения с правой стороны ищем значок большой буквы Е. На рисунке она выделена красным прямоугольником. Нажимаем на него левой кнопкой мыши. Итогом наших действий должна стать пунктирная граница по значениям столбца. За правый верхний угол вытягиваем область выделения, чтобы она охватила пустую ячейку "Проход" в столбце "Вариант 1".
Чтобы быстрее закончить с математикой, нужно "протянуть формулу" для подсчета итоговых сумм в столбцах "Вариант 2" - "Вариант 4". Для этого активизируем ячейку нажатием кнопкой мыши. Ставим курсор в правый нижний угол выделенной зеленой области. Вместо курсора должен появиться жирный "крест". Тянем его вправо через все столбцы, где нужно сделать расчет. В этот момент зеленым контуром выделены уже четыре ячейки. Нажимаем клавишу Enter и получаем итоговые значения стоимости проведения детского праздника по четырем вариантам.
Придаем лоск листу с вычислениями
Для простого домашнего расчета манипуляций такого рода вполне достаточно. Но для выполнения поручений от руководства придется научиться представлять данные в красивом виде. На основе этого же примера рассмотрим пошаговую инструкцию, как создать в Excel таблицу с выделенными границами.
Необходимо выделить всю область, которую нужно форматировать. Для этого левой кнопкой мыши нажимаем на первую верхнюю ячейку и, удерживая ее в таком положении, двигаем компьютерную мышку таким образом, чтобы все необходимые ячейки в ней были выделены. В верхнем меню ищем обозначение "квадратиков" там, где меняются размер и начертание шрифта. Нажимаем на стрелочку внизу. У нас появляется список возможных манипуляций с границами таблицы. Чтобы создать в Excel таблицу, как требуется в большинстве случаев, выбираем пункт "Все границы".
Как сделать красивыми значения в таблице
Чтобы создать таблицу в Excel, как того требует деловой этикет, необходимо немного поработать с ее содержимым. Сначала выравниваем по центру горизонтальную шапку таблицы и делаем текст в ней полужирным. Для этого выделяем все четыре ячейки, как делали раньше, и нажимаем на иконку "Ж" в верхнем меню таблицы в области работы со шрифтами. В соседнем поле выбираем центральную штриховку и наблюдаем, как наша таблица преобразуется на глазах. Таким же образом можно выделить итоговую строчку с расчетами.
Теперь поработаем над значениями. Выделяем все ячейки, где есть данные. В области работы "Число" нажимаем иконку с тремя нулями ("000"). У нас появляются сотые доли, которые легко удалить, если два раза нажать на иконку из этого же поля.
С помощью нехитрых манипуляций можно будет создать таблицу в Excel, как того требует руководство.
Хитрости MS Excel
Помимо стандартных таблиц, офисная программа имеет расширенные возможности для анализа необходимой информации. Начнем с того, что нужно создать таблицу данных в Excel. Указанный инструмент позволяет производить факторный анализ по двум переменным и имеет широкую сферу применения. Его часто используют, чтобы рассчитать ежемесячный платеж по кредитам, процент переплаты и другие финансовые показатели. Его применение оправдано, когда речь идет о большом массиве данных, где слепое копирование формул не принесет должного результата. Информация о формуле содержится в ленте "Данные" - "Анализ данных" - "Таблица данных".
Еще одна особенность программы позволяет на отдельном листе создать новую таблицу, которая кратко подводит итоги анализа данных по первоисточнику.
Чтобы было возможным создать сводную таблицу в Excel как отдельный аналитический инструмент, необходимо во вкладке "Вставка" выбрать соответствующую иконку "Сводная таблица". Имеет смысл применить эту функцию, когда идет многократное повторение одного наименования аргумента у разных операторов.
Привет всем! Сегодняшний материал для тех, кто продолжает осваивать работу с программами-приложениями, и не знает, как сделать сводную таблицу в excel.
Создав общую таблицу, в каком либо из текстовых документов, можно осуществить её анализ, сделав в Excel сводные таблицы.
Создание сводной Эксель таблицы требует соблюдения определенных условий:
- Данные вписываются в таблицу, где есть столбцы и списки с названиями.
- Отсутствие незаполненных форм.
- Отсутствие скрытых объектов.
Как сделать сводную таблицу в excel: пошаговая инструкция
Для создания сводной таблицы необходимо:
Создался пустой лист, где видно списки областей и полей. Заголовки стали полями в нашей новой таблице. Сводная таблица будет формироваться путем перетаскивания полей.
Помечаться они будут галочкой, и для удобства анализа вы будете их менять местами в табличных областях.
Я решил, что анализ данных буду делать через фильтр по продавцам, чтобы было видно кем и на какую сумму каждый месяц было продано, и какой именно товар.
Выбираем конкретного продавца. Зажимаем мышку и переносим поле «Продавец» в «Фильтр отчета». Новое поле отмечается галочкой, и вид таблицы немного изменяется.
Категорию «Товары» мы поставим в виде строк. В «Названия строк» мы переносим необходимое нам поле.
Для отображения выпадающего списка имеет значение, в какой последовательности мы указываем наименование. Если изначально в строках делаем выбор в пользу товара, а потом указываем цену, то товары как раз и будут выпадающими списками, и наоборот.
Столбец «Единицы», будучи в главной таблице, отображал количество товара проданного определенным продавцом по конкретной цене.
Для отображения продаж, например, по каждому месяцу, нужно поле «Дата» поставить на место «Названия столбцов». Выберите команду «Группировать», нажав на дату.
Указываем периоды даты и шаг. Подтверждаем выбор.
Видим такую таблицу.
Сделаем перенос поля «Сумма» к области «Значения».
Стало видно отображение чисел, а нам необходим именно числовой формат
Для исправления, выделим ячейки, вызвав окно мышкой, выберем «Числовой формат».
Числовой формат мы выбираем для следующего окна и отмечаем «Разделитель групп разрядов». Подтверждаем кнопкой «ОК».
Оформление сводной таблицы
Если мы поставим галочку, которая подтверждает выделение сразу нескольких объектов, то сможем обрабатывать данные сразу по нескольким продавцам.
Применение фильтра возможно для столбцов и строк. Поставив галочку на одной из разновидностей товара, можно узнать, сколько его реализовано одним или несколькими продавцами.
Отдельно настраиваются и параметры поля. На примере мы видим, что определенный продавец Рома в конкретном месяце продал рубашек на конкретную сумму. Нажатием мышки мы в строке «Сумма по полю…» вызываем меню и выбираем «Параметры полей значений».
Далее для сведения данных в поле выбираем «Количество». Подтверждаем выбор.
Посмотрите на таблицу. По ней четко видно, что в один из месяцев продавец продал рубашки в количестве 2-х штук.
Теперь меняем таблицу и делаем так, чтобы фильтр срабатывал по месяцам. Поле «Дата» мы переносим в «Фильтр отчета», а там где «Названия столбцов», будет «Продавец». Таблица отображает весь период продаж или за конкретный месяц.
Выделение ячеек в сводной таблице приведет к появлению такой вкладки как «Работа со сводными таблицами», а в ней будут еще две вкладки «Параметры» и «Конструктор».
На самом деле рассказывать о настройках сводных таблиц можно еще очень долго. Проводите изменения под свой вкус, добиваясь удобного для вас пользования. Не бойтесь нажимать и экспериментировать. Любое действие вы всегда сможете изменить нажатием сочетания клавиш Ctrl+Z.
Надеюсь, вы усвоили весь материал, и теперь знаете, как сделать сводную таблицу в excel.
Многие сотрудницы или начинающие секретарши до сих пор не знаю как создавать таблицы в известном на сегодняшний день приложение Microsoft Excel 2010. В этом нет ничего постыдного, как говорится Учение -свет, а не учение тьма. Поэтому сегодня я предлагаю познакомиться с мои небольшим уроком по созданию такой таблицы.
Надеюсь, что вы смогли запустить само приложение, обычно ярлыки расположены либо на рабочем столе, либо в меню пуск выбрать папку Microsoft Office,а затем выбрать приложение Microsoft Excel 2010.
Теперь выбираем вкладку "Вставка", затем нажимаем иконку "Таблица".
По центру программу выскочит окошко, просто жмём кнопку ок.
У нас появилась таблица с одним столбцом
Теперь нам нужно растянуть созданную таблицу, для этого хватаем мышкой за край, как указано на рисунке выше, и тянем до тех пор пока нас не устроит кол-во строк и столбцов.
Тянуть можно ни только влево, но и вниз. Я растянул таблицу на 4 столбца и 8 строк. При этом обратите внимание, что в моём случае столбцы чуть шире чем у вас, чтобы сделать так же просто растяните их влево (Рисунок выше). Таблица готова.
Следующий шаг это обычное заполнение ячеек текстом. Жмём два раза левой кнопкой мыши по тексту "Столбец 1", и вводим на клавиатуре новый текст, например "Наименование". По аналогии вводим текст в другие ячейки таблицы, и на выходе мы получим таблицу с данными.
